Uitstel algemene vergadering en schriftelijke besluitvorming - E-SEMINARIE

Veel ondernemingen worden geconfronteerd met praktische moeilijkheden om een algemene vergadering te houden zonder de coronamaatregelen te overtreden. Het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen biedt een aantal oplossingen zoals het stemmen op afstand of de elektronische deelname aan de algemene vergadering maar dan moet dit ook statutair voorzien zijn. Bij de meeste vennootschappen is dat niet het geval.
Vandaar dat Minister van Justitie Koen Geens bij volmachtbesluit een regeling heeft uitgewerkt die de organisatie van een algemene vergadering tijdelijk moet versoepelen. Het KB werd op 9 april 2020 in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd en heeft onmiddellijke werking.

Op welke wijze kan er tegemoetgekomen worden om af te zien van de gebruikelijke fysieke samenkomst van de aandeelhouders van een vennootschap of leden van een vereniging.

Het KB n° 4 voorziet in twee mogelijke opties:
- het bestuursorgaan benut de mogelijkheid om de aandeelhouders enkel op afstand te laten stemmen, al dan niet gecombineerd met het toekennen van volmachten;
- het uitstellen van de algemene vergadering met maximaal 10 weken.

Van deze regimes kan gebruikgemaakt worden voor alle algemene vergaderingen van vennootschappen en verenigingen die voor 3 mei 2020 zijn of moeten worden samengeroepen. De Koning kan desgevallend nog beslissen om deze datum te verlaten in functie van de evolutie van de coronacrisis. Voor beslissingen die voor een notaris moeten genomen worden, geldt nog een apart regime.

Deze versoepelde regeling laat de mogelijkheid van de reeds bestaande schriftelijke besluitvorming binnen de algemene vergadering ongewijzigd.

Tijdens dit e-seminarie worden de voorwaarden om de voorziene opties van het nieuwe KB toe te passen, door Mr. Philippe Mulliez uitgebreid toegelicht. Ook de verhouding tot de reeds bestaande schriftelijke besluitvorming met haar modaliteiten, komt hierbij aan bod.