Factuurfraude aanpakken in de praktijk: herken, voorkom en reageer juist

Tijdens deze praktijkdag van de Fiscale Hogeschool staan vijf actuele btw-thema’s centraal. 

U stelt zelf uw programma samen: elke deelnemer kiest drie seminaries uit het aanbod van vijf sessies. Zo volgt u precies die onderwerpen die voor uw praktijk het meest relevant zijn. 

U krijgt van alle sessies het opnamebestand!

Elke sessie duurt anderhalf uur en biedt een actuele en praktijkgerichte blik op de btw-problematiek. De sprekers behandelen recente wetswijzigingen, administratieve standpunten en concrete vragen uit de praktijk.

Thema's: 

• Het verscherpte btw-boetebeleid anno 2025
• Afbraak en heropbouw van onroerende goederen: nieuwe permanente regeling vanaf 1 juli 2025
• Btw-aftrek via het algemeen verhoudingsgetal en werkelijk gebruik: recente ontwikkelingen en praktische inzichten
• Factuurfraude aanpakken in de praktijk: herken, voorkom en reageer juist
• Bijzondere btw-regelingen met focus op gerechtsdeurwaarders, commissionairs en kleine ondernemingen

Wenst u een volledig overzicht te krijgen, schrijf u dan in voor de praktijkdag aan het voordelig tarief van 400 euro. Indien u echter interesse heeft in één bepaald onderdeel, dan kan u zich ook afzonderlijk inschrijven voor dat desbetreffend seminarie.

Factuurfraude is een groeiend probleem dat elk bedrijf, groot of klein, kan treffen. Waar vroeger papieren facturen werden onderschept, zien we vandaag hoe cybercriminelen digitaal facturen manipuleren. 

Stel: een medewerker van een dienstenbedrijf trapt in een phishingmail en geeft daarmee fraudeurs toegang tot zijn mailbox. Deze fraudeurs passen vervolgens enkele facturen aan door het bankrekeningnummer te wijzigen. Klanten betalen netjes, maar het geld gaat naar de fraudeur en wordt vaak doorgestort naar buitenlandse rekeningen, onvindbaar en verloren. Soms worden zelfs volledig fictieve facturen, zogenaamde spookfacturen, opgemaakt in naam van een bestaand bedrijf. Zo blijft de organisatie met de echte factuur én de financiële schade zitten.

De fiscale gevolgen zijn niet te onderschatten!
Kosten die gepaard gaan met frauduleuze facturen worden fiscaal vaak niet erkend als aftrekbaar. Volgens het Wetboek van de Inkomstenbelastingen en het btw-wetboek zijn kosten enkel aftrekbaar wanneer deze werkelijk zijn gemaakt en het bewijs van de onderliggende prestatie, dienst of levering van goederen wordt bewezen. Bij factuurfraude kan de fiscus dus weigeren deze kosten als aftrekpost te aanvaarden. Daarnaast is het belangrijk om te weten dat de btw op valse of frauduleuze facturen niet aftrekbaar is. Het onterecht aftrekken van btw kan bovendien leiden tot boetes van de fiscus, zelfs wanneer het foutief aftrekken onbewust gebeurde. Dit maakt het des te belangrijker om facturen grondig te controleren en interne controles in te voeren die het risico op fouten of fraude minimaliseren.

Organisaties doen er goed aan om als ontvanger van facturen extra waakzaam te zijn. Naast het controleren van het uiterlijk van de factuur, moeten ook bankgegevens en betaalinstructies nauwkeurig geverifieerd worden. Het invoeren van interne procedures waarbij facturen door meerdere personen worden goedgekeurd en het zorgvuldig bewaren van bewijsstukken helpt niet alleen financiële risico’s beperken, maar is ook van belang voor fiscale compliance. 

Om factuurfraude nog beter te bestrijden, starten Belgische banken vanaf eind juni 2025 met een verplichte IBAN-naamcontrole bij Europese overschrijvingen. Daarbij wordt nagegaan of de naam van de begunstigde overeenstemt met het ingevoerde rekeningnummer. Bij een lichte afwijking (zoals een spelfout) verschijnt een waarschuwing met de correcte naam; bij een grote afwijking volgt een rood icoon en het advies om de gegevens grondig te controleren. De maatregel is bedoeld om fouten en fraude – zoals valse of aangepaste facturen – te voorkomen. Toch blijft de uiteindelijke verantwoordelijkheid bij de betaler: een betaling kan nog steeds doorgaan, zelfs als de naam niet klopt. Tijdens het seminarie bespreken we ook hoe deze nieuwe controlemaatregel in de praktijk werkt, wat ze wél en niét voorkomt, en hoe u uw interne procedures hier best op afstemt.

Voor organisaties die facturen verzenden, geldt dat het beschermen van het facturatiesysteem met sterke IT-maatregelen, zoals complexe wachtwoorden, firewalls en multi-factor authenticatie, onmisbaar is om misbruik te voorkomen. Het veilig en traceerbaar verzenden van facturen beperkt bovendien de kans op onderschepping of vervalsing.

Wanneer factuurfraude wordt vastgesteld, is het cruciaal om snel te handelen. Meld het incident onmiddellijk bij de bank en politie, en schakel daarnaast uw accountant en fiscaal advocaat in om de fiscale gevolgen snel in te schatten en aan te pakken. 

Vaak is een regularisatieprocedure bij de fiscus noodzakelijk, vooral wanneer btw-correcties aan de orde zijn. Hierbij is het essentieel om de wettelijke termijnen voor bezwaar en beroep tegen fiscale boetes strikt na te leven. Zodra u een boetebeschikking ontvangt, begint namelijk een beperkte termijn waarin u schriftelijk bezwaar kunt indienen bij de bevoegde belastingdienst. Wordt het bezwaar afgewezen, dan kunt u binnen een nieuwe termijn beroep aantekenen bij de fiscale rechtbank. Het missen van deze termijnen betekent het verlies van uw recht om de boete aan te vechten. Daarom is het van groot belang om direct actie te ondernemen en zo nodig gespecialiseerde hulp in te schakelen, zodat u onaangename verrassingen voorkomt en uw rechten bewaart.

Naast fiscale sancties kunnen fraudegevallen ook correctionele risico’s met zich meebrengen. Wanneer sprake is van opzet of grove nalatigheid, kan de fiscus strafrechtelijke vervolging opstarten, met boetes of zelfs gevangenisstraffen tot gevolg. Het is daarom essentieel dat organisaties voldoende interne controles en gedocumenteerd bewijs kunnen voorleggen om aan te tonen dat eventuele fouten niet het gevolg zijn van opzettelijke fraude.

Tot slot is het goed te beseffen dat e-facturatie weliswaar het risico op manuele aanpassingen en onderscheppingen vermindert, maar fraude daarmee niet volledig wordt uitgesloten. Nieuwe vormen van fraude kunnen ontstaan, bijvoorbeeld door hacking van elektronische facturatiesystemen, waardoor waakzaamheid altijd geboden blijft.

Kortom, factuurfraude is een complex probleem met zware financiële en fiscale gevolgen. Preventie door goede controles, bewustwording en veilige procedures is de beste verdediging. Mocht u toch slachtoffer worden, dan is een snelle en correcte reactie cruciaal om de schade te beperken en uw fiscale positie te beschermen. Door alert te blijven op zowel de praktische als fiscale aspecten van factuurfraude, voorkomt u onaangename verrassingen en houdt u uw organisatie veilig en compliant.

Tijdens dit seminarie krijgt u een helder overzicht van de fiscale gevolgen van factuurfraude en praktische tips om deze te voorkomen. Zo bent u optimaal voorbereid om uw organisatie te beschermen tegen deze groeiende bedreiging.